规章制度怎样制定才合法有效？

规章制度主要是对有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项做出规定。规章制度（许多企业将其汇编成《员工手册》）与劳动合同互相配合、相辅相成，共同构成员工关系管理的重要依据。

按照《劳动合同法》的规定，企业制定规章制度应该遵守相关的法定程序。

《劳动合同法》第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”第四款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

企业规章制度的制定是企业的一种内部“立法”行为，是法律赋予企业的一项重大权利，用以体现和贯彻企业的管理意志。但是，企业规章制度必须按照法律规定的程序来制定。根据《劳动合同法》的规定，企业需要从以下六个方面加以考虑。

企业职工民主参与

现代企业以民主管理为基础，强调全员管理，充分调动广大职工的积极性，从而提高内部管理水平，增强企业经营决策的准确性和透明度。而且，企业规章制度只有在吸收和体现职工一方的意志或者得到职工认同的情况下，才能确保很好地实施。但是，职工代表大会的通过不能作为企业规章制度生效的要件。因为职工代表大会仅存在于全民所有制企业，而《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）只对国有股参股的公司要求有职工代表大会和职工股东、监事，而对非国有股参股的公司却没有规定。

规章制度内容要符合要求

一、要系统全面

内容的全面性包括两层含义，如图1所示。

图1 内容全面性的含义

二、要合法

内容的合法性是规章制度赖以存在的基础。规章制度的内容不但不能违反《劳动法》及其配套法规，也不能违反《民法通则》《合同法》《中华人民共和国婚姻法》《中华人民共和国妇女权益保障法》《中华人民共和国残疾人就业保障法》等基本法律。甚至国家机关出台的一些政策性规定，企业在制定规章制度时也都必须考虑进去，以防不严谨而触犯法律。

三、要体现人性化管理

规章制度所适用的对象是人，因此要处处体现以人为本的思想。有些企业的规章制度非常严格，甚至超出了常人所能想象的范围。比如某公司规定，旷工一天罚款2 000元。这种制度虽然在短时间内能达到震慑职工、严肃纪律的目的，但是从企业的长远发展来看，肯定会导致人心涣散。毕竟规章制度是企业文化的窗口，人性化的规章制度自然能聚集人气。

四、可操作性要强

企业在制定规章制度时固然需要一些原则性、指导性的内容作为基础，但是在执行时所依据的条款规定要具体并具有可操作性。有不少企业在规章制度中都规定了劳动者应当怎么做、禁止怎么做，但是对于职工做或不做某一行为并未规定该如何处理，或者是制度条款的原则性过强，导致不同的人有不同的理解。甚至在制度的执行上，企业制定了一些自我障碍条款，导致束手束脚。比如关于“职工旷工5天，经批评教育无效，公司可以解除劳动合同”的规定，其中“批评教育无效”就属于自我限制条款，导致企业在没有履行批评教育程序的情况下就不能解除劳动合同。

五、术语、名词要规范

根据法律规定，在处理、结束职工劳动关系这个问题上有不少方式，比如开除、除名、解除劳动合同、解除劳动关系、辞退、擅自离职。但应当清楚的是，这些处理方式不但针对的行为、处理的程序、适用的法律不同，结果也有所区别。而且，辞退这种方式已经随着《国营企业辞退违纪职工暂行规定》的废止而消失。因此只有弄清不同术语的法律含义，企业才能合法、有效地处理员工关系。

规章制度的制定和修改要符合法定程序

规章制度的内容要保证具有民主性和科学性。因为规章制度的大多数内容与职工的权利密切相关，让广大职工参与规章制度的制定，可以有效杜绝用人单位独断专行，防止用人单位利用规章制度侵犯职工的合法权益。规章制度的制定和修改程序如图2所示。

一、规章制度和重大事项的决定程序

1. 平等协商的内容

这些内容直接涉及职工切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或者重大事项。规章制度如工作时间、休息休假、劳动安全卫生、劳动纪律以及劳动定额管理等，重大事项如劳动报酬、保险福利、职工培训等。

图2 规章制度制定和修改的程序

2. 具体的制定程序

根据《劳动合同法》第四条第二款的规定，用人单位制定规章制度或者决定重大事项，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。所以，这个程序分为两个步骤：

（1）经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；

（2）与工会或者职工代表平等协商确定。

一般来说，建立了工会的企业，与企业工会协商确定；没有建立工会的企业，与职工代表协商确定。

二、规章制度的异议程序

用人单位的规章制度既要符合法律法规的规定，也要符合社会道德，更要合理。《劳动合同法》第四条第三款规定，在规章制度实施过程中，工会或者职工认为用人单位的规章制度不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

三、规章制度的告知程序

直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示，或者告知劳动者。关于告知的方式有很多种，如张贴告示，把规章制度作为劳动合同的附件发给劳动者，向每个劳动者发放《员工手册》等。无论哪种方式，只要让劳动者知道就行。

四、保留制定过程的证据

企业在采取上述方式制定规章制度的过程中，应注意保留职工大会、工会或者员工参与制定规章制度的证据：

（1）讨论的证据，包括关于《员工手册》讨论的通知、公告以及回复；

（2）平等协商的证据；

（3）职工代表选举的证据，如会议记录（需与会者签字）。

规章制度的公示

企业规章制度的适用对象是本企业的全体职工和本企业行政的各个组成部分，因此必须被企业的所有成员所知悉。

企业对规章制度进行公示的时候，要注意保留已经公示的证据。通常来说，企业可以采用以下方法实现。

一、采取培训的方式

对于新员工，企业可以采取入职培训，让受训人员在培训会议上签名，并在签名簿上记载培训内容（如《员工手册》），这样就达到了公示效果；对于老员工，很多企业担心新制定的规章制度不方便公示。其实老员工也可以采取培训的方式，如在不加班的时候或生产任务比较少的时候要求老员工参加培训，程序如前所述。

下面是某公司规章制度培训签到表的范本，供读者参考。

【范本 1】

××实业有限公司规章制度培训签到表

本人确认参加了××实业有限公司组织的《员工手册》（ ______年制作，第 ______版）培训课程。本人声明将认真接受培训，认真学习《员工手册》的全部内容，并接受公司依据该《员工手册》对本人进行管理。

培训签到表

二、公告拍照

在厂区对规章制度内容进行公告，将公告的现场以拍照、录像等方式记录备案，并由厂区的治安、物业管理等人员见证。

三、召开职工大会公示

发出通知，召开职工大会公示，并以适当方式保留证据。

下面是某公司新规章制度向全体职工公示的通知范本，供读者参考。

【范本 2】

关于××实业有限公司新规章制度向全体职工公示的通知

关于××实业有限公司新规章制度向全体职工公示的通知

为了使××实业有限公司的规章制度符合最新《劳动法》和企业人力资源管理实际的规范和要求， ______年___月至今，公司对现有的规章制度进行了全面的修改。目前，公司按照民主程序征求了全体员工的意见，并就员工意见和规章制度条款与工会进行了协商，现将最终确定的新规章制度向全体员工进行公示。

公示时间为 ______年 ___月上午 ___点整至 ___日下午 ___点整，新规章制度将于 ______年 ___月 ___日正式生效。

特此通知。

××实业有限公司

（盖章）

______年___月___日

四、劳动局备案的方式

合法合理的规章制度可以在劳动部门备案，以证明规章制度的民主性、合法性及公正性，劳动部门会出具证明以证实公示的时间。

劳动部门在用人单位备案时会对规章制度进行审查，审查的内容包括以下五个方面：

（1）规章制度是否与现行法律法规、规章和规范性文件相抵触；

（2）规章制度是否符合社会公德公序良俗；

（3）规章制度的具体内容是否公正、实际、完备；

（4）规章制度的名称、结构、文字、用语是否恰当准确；

（5）规章制度是否经本单位权力机构审议通过，并征求工会或员工意见。

表1所示为某地区用人单位劳动规章制度审查备案送审表。各地的表格可能不一样，企业可以直接向当地的劳动部门索取。

表1 用人单位劳动规章制度审查备案送审表

五、员工签收

将印刷成册的《员工手册》发给每一位员工，并让员工签收。这种方式对于老员工来说可能存在一定的操作障碍，但对新员工来说则简单易行。

下面是四份不同的企业关于《员工手册》发放签收的通知范本，供读者参考。

【范本 3】

关于《员工手册》发放签收的通知

公司各部门：

为了使员工更好地了解、掌握公司的文化和规章制度，方便大家查阅相关资料，公司特印发了《员工手册》。其内容包括公司简介、公司大事记、企业荣誉、企业文化、员工行为准则、行政管理制度、人力资源管理制度、健康和安全管理、职业道德与操守、咨询和投诉、企业文化诠释等方面，现予发放，并将有关事宜通知如下。

1. 在职员工人手一册，各部门领取《员工手册》的具体数量，以此通知发布当日在册人数为准。

2. 各部门根据部门在职人数到人事行政中心领取相应册数，并及时将手册发放至每一名员工手中。

3. 各部门需认真组织部门员工学习《员工手册》内容。

4. 员工收到手册后在“《员工手册》签收表”中签名确认签收，代表同意“《员工手册》收阅确认书”中所约定的各项。部门于6月20日前将“《员工手册》签收表”交回人事行政中心存档。

附件1：《员工手册》收阅确认书（略）。

附件2：《员工手册》签收表（略）。

签发：

日期：

【范本 3】

《员工手册》收阅确认书

员工姓名：员工工号：部门：

一、本人兹证明已收到××公司《员工手册》一本。

二、本人充分了解本人有义务遵守该手册中载明的各项准则。

三、本人承认凡属违反任何该手册要求的行为，均可构成警告、记过、记大过、辞退相应处分的事由。

四、本人如对该手册所规定事项有任何疑问，将向部门负责人或人事行政部门咨询。

五、本人同意爱惜使用手册，并在离职时交还。如离职时不能将手册交还公司人事行政部，或有涂画撕剪现象，愿意承担20元工本费赔偿金。

员工签字：

日期：

【范本 5】

××实业有限公司《员工手册》签收表

本人确认收到××实业有限公司《员工手册》（ ______年制作，第___版）一份。本人声明已经仔细阅读，了解其全部内容，并接受公司依据该《员工手册》对本人进行管理。

签收人（签字）：

日期：

【范本 6】

《员工手册》签收表

规章制度需及时修改、补充

许多企业的规章制度制定好以后便不做修改，但实际情况是现行法律不断推陈出新，一些规章制度中的条款需及时调整。因此，企业应当自行或委托有关专家对已有的规章制度进行定期或不定期检查，并及时修改、补充相关内容，做到与时俱进，与企业实际情况、市场需求、社会形势、国家政策相符合。

规章制度有完善的实施措施

规章制度制定后要发挥作用，就必须加以实施。规章制度得以实施，直接影响到劳动关系的调整和对生产劳动过程的有效控制。实施的程度和质量，更直接影响企业劳动关系的质量和劳动管理的质量。

一、规章制度实施的要求

规章制度的实施有以下要求：

1.规章制度的适用要求做到准确、合理、及时；

2.规章制度的遵守。

规章制度的遵守是规章制度实施的另一种重要形式，是指企业全体员工按照规章制度的内容实现规章制度所规定的行为（包括作为和不作为）。

在生产劳动过程中，员工无论是做出一定的行为还是抑制自己的某种行为，其实质都是实现全体员工在规章制度中所体现的意志。员工遵守规章制度是员工必须履行的义务，是员工享有劳动权利的前提条件和保障。

二、完善企业规章制度的措施

完善企业规章制度的措施如下：

1.加强思想教育工作；

2.完善规章制度体系；

3.建立和强化监督检查机制；

4.不断总结经验。