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会议规则通常包括以下几个方面:
亲自到场参与会议的组织成员人数必须满足会议法定人数,否则会议通过的任何实质性事务都是无效的。法定人数生效原则保证了组织的名义不被少数人胁持,做出不符合组织大多数人利益的决定。固定组织通常会在组织的章程中规定会议的法定人数,如果章程没有相关规定,则默认的法定人数是组织全体成员的过半数。
任何需要组织正式处理的事务,必须以动议的形式在会议上正式提交。每一项提交会议考虑的事务,无论是实质主动议,还是其他的程序动议,都要保证议题内容完整,意图明确,用语准确,其他人看了不会产生歧义。一个完整准确的动议,可以使其他成员快速了解议题,同时减少因议题不明确而引发的大量咨询,从而大大缩短议题讨论时间,提高了会议效率。
正式会议必须设置主持人,以主持会议、维持秩序,并处理会议过程中出现的程序问题。规则赋予主持人以特殊的权力,同时也保留了全体会议在必要时收回此种权力的手段。
出席会议的人员应遵守有关的会议礼仪,表明自己态度认真,也表明对会议的重视。参加会议时,特别是作为主持人、报告人参加会议,宜着正装,不要穿便装。要严格遵守关于会议时间、议程的规定,不要迟到、早退,不要随意使会议延期或拖延其结束,在会议上作报告或发言时不要超过规定的时间。在会议上,要在指定的位置就座,不要自由散漫,在会议进行期间“走亲访友”。
参会人员应准时到场。会议召集人员提前10分钟入场,与会人员提前5分钟入场,不得无故迟到、早退。迟到早退者按考勤迟到或早退一次计算。因特殊情况确实无法参会的人员,应提前向上级领导报批。无请假者按事假一天计算。进入会场前,与会人员应修整自己的仪表,做到衣冠整齐,精神饱满。会议期间要求集中精力、认真听取发言,不得交头接耳开小会。会议期间严禁吸烟。坐姿端正,不随意走动,不允许打瞌睡,做与会议无关的事情。手机关机或设置静音状态,不接打电话,不玩手机或上网。
发言前要举手,谁先举手谁优先,但要得到主持人允许后才可以发言,发言要起立,别人发言的时候不能打断。尽可能对着主持人说话,不同意见者之间避免直接面对的发言。每人每次发言时间不超过二分钟,对同一动议发言每人不超过二次,或者大家可以现场规定。讨论问题不能跑题,主持人应该打断跑题发言。主持人打断违规发言的人,被打断的人应当中止发言。主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。发言人应该首先表明赞成或反对,然后说理由。不得进行人身攻击,只能就事论事。只有主持人可以提请表决,只能等到发言次数都已用尽,或者没有人再想再发言了才能提请表决,如果主持人有表决权,应该最后表决。防止抱粗腿。主持人应该先请赞成方举手,再请反对方举手,但不要请弃权方举手。当赞成方多于反对方,动议通过。平局等于没过。
会议记录和纪要是会议的重要产出,应详细记录会议过程、决策结果和执行事项,以便于后续跟进和查阅。
表决是会议的重要环节,应明确表决的形式(如书面投票、电子投票等),不同事项的表决要求和通过比例。
会议结束后,应由相关负责人落实会议决议,并进行后续跟进和监督,确保会议成果得到有效执行。
对于违反会议规则的行为,应设定相应的处罚措施,如迟到、早退、缺席等行为的罚款。
这些规则旨在确保会议的顺利进行和有效决策,提高组织的工作效率和成员的参与度。根据不同的会议类型和组织需求,具体的会议规则可能会有所调整。